1. APRESENTAÇÃO
- 1.1O presente Edital estabelece as normas e condições para a participação de expositores no ARENA COMIC FEST, regulamentando o processo de inscrição, reserva de espaços, funcionamento, direitos, deveres e responsabilidades durante a realização do evento.
- 1.2Ao efetuar sua inscrição, o expositor declara estar ciente e de acordo com todas as disposições previstas neste Edital e nas Regras Gerais do ARENA COMIC FEST.
2. QUEM PODE PARTICIPAR
- 2.1Poderão participar como expositores pessoas físicas ou jurídicas que comercializem produtos ou serviços compatíveis com a proposta do ARENA COMIC FEST e que tenham sua inscrição aprovada pela Organização.
- 2.2A Organização reserva-se o direito de aprovar ou recusar inscrições que não estejam alinhadas ao perfil, aos objetivos ou às diretrizes do evento.
3. ESPAÇOS PARA EXPOSIÇÃO
- 3.1Os espaços destinados aos expositores serão comercializados exclusivamente para os dois dias do evento, não sendo disponibilizada contratação para apenas um dos dias.
- 3.2Os estandes serão estruturados em sistema Octanorm, com módulos de 4 m × 3 m, totalizando 12 m² por módulo.
- 3.3
Os espaços serão disponibilizados nos seguintes formatos:
- Loja: correspondente a 1 (um) módulo de 4 m × 3 m;
- Mega Loja: correspondente à contratação de 2 (dois) ou mais módulos contíguos, conforme disponibilidade.
- 3.4Na modalidade Mega Loja, o valor total e a área disponibilizada serão proporcionais à quantidade de módulos contratados, considerando-se o valor unitário e a metragem de cada módulo.
- 3.5Os espaços serão distribuídos conforme a planta oficial do ARENA COMIC FEST, que será divulgada pela Organização após a conclusão do layout geral do evento.
- 3.6Após a divulgação da planta oficial, os expositores confirmados poderão realizar a escolha de seus espaços, observada rigorosamente a ordem de confirmação dos pagamentos e a disponibilidade existente no momento de cada escolha.
- 3.7A Organização reserva-se o direito de realizar ajustes na planta oficial sempre que necessário por motivos técnicos, operacionais ou de segurança, preservando, sempre que possível, as características e dimensões do espaço contratado.
4. INSCRIÇÃO E RESERVA
- 4.1A solicitação de participação deverá ser realizada por meio dos canais oficiais do ARENA COMIC FEST, mediante preenchimento da Ficha de Inscrição e envio das informações solicitadas pela Organização.
- 4.2O preenchimento e o envio da Ficha de Inscrição, isoladamente, não garantem a reserva do espaço.
- 4.3A reserva será efetivada somente mediante pagamento integral do valor correspondente à quantidade de módulos pretendida, enquanto houver disponibilidade de vagas.
- 4.4Após a realização do pagamento, o expositor deverá encaminhar o respectivo comprovante à Organização.
- 4.5A participação será considerada confirmada após o recebimento e validação do comprovante de pagamento pela Organização.
- 4.6Após o preenchimento de todos os espaços disponíveis, a Organização comunicará o encerramento das vagas pelos canais utilizados para o processo de inscrição, não devendo ser realizados novos pagamentos após esse comunicado.
5. VALORES E FORMA DE PAGAMENTO
- 5.1Os valores correspondentes aos espaços serão informados pela Organização juntamente com a abertura do processo de inscrição.
- 5.2O pagamento será realizado exclusivamente via PIX, utilizando os dados fornecidos oficialmente pela Organização.
- 5.3O valor informado para cada módulo corresponde à participação durante os dois dias do ARENA COMIC FEST.
- 5.4Para contratação de Mega Loja, o expositor deverá efetuar o pagamento correspondente à quantidade total de módulos pretendida.
- 5.5Não será realizada reserva provisória de espaço, ficando a confirmação condicionada ao pagamento e à respectiva validação pela Organização.
6. ESTRUTURA DISPONIBILIZADA
- 6.1A estrutura disponibilizada aos expositores será definida pela Organização do ARENA COMIC FEST e informada aos participantes confirmados.
- 6.2As especificações complementares dos espaços, incluindo mobiliário, pontos de energia, credenciais e demais informações pertinentes, serão divulgadas pela Organização juntamente com as orientações operacionais do evento.
7. MONTAGEM E DESMONTAGEM
- 7.1Os horários de montagem, abastecimento e desmontagem dos espaços serão definidos e divulgados pela Organização do ARENA COMIC FEST por meio dos canais oficiais.
- 7.2Os expositores deverão respeitar os horários estabelecidos, bem como as orientações da equipe organizadora durante todas as etapas de montagem, funcionamento e desmontagem.
- 7.3A Organização poderá restringir ou impedir atividades de montagem, abastecimento ou desmontagem realizadas fora dos horários previamente estabelecidos.
8. FUNCIONAMENTO DURANTE O EVENTO
- 8.1Durante todo o período de funcionamento do ARENA COMIC FEST, os expositores deverão manter seus espaços organizados, em pleno funcionamento e em conformidade com as orientações da Organização.
- 8.2É responsabilidade do expositor zelar pela conservação do espaço utilizado, respeitar as normas de convivência, segurança e funcionamento do evento, bem como atender às orientações da equipe organizadora sempre que solicitado.
- 8.3O descumprimento das normas previstas neste Edital ou nas Regras Gerais do ARENA COMIC FEST poderá resultar na aplicação das medidas cabíveis pela Organização, incluindo, quando necessário, a retirada do expositor do evento.
9. PRODUTOS COMERCIALIZADOS
- 9.1Todos os produtos comercializados durante o ARENA COMIC FEST são de inteira responsabilidade do expositor, incluindo sua procedência, autenticidade, qualidade, regularidade fiscal e conformidade com a legislação vigente.
- 9.2A Organização não se responsabiliza pelos produtos expostos ou comercializados, cabendo exclusivamente ao expositor responder por eventuais reclamações, garantias, direitos de propriedade intelectual ou quaisquer outras obrigações decorrentes de sua atividade comercial.
- 9.3A Organização reserva-se o direito de determinar a retirada de produtos que possam comprometer a segurança, a imagem ou o bom funcionamento do evento.
- 9.4
É proibida a comercialização de produtos ilícitos, de venda restrita sem a devida autorização legal ou incompatíveis com a proposta do ARENA COMIC FEST. Incluem-se, entre outros:
- Cigarros e cigarros eletrônicos (vapes);
- Bebidas alcoólicas;
- Substâncias ilícitas;
- Quaisquer produtos que possam comprometer a segurança, a legislação vigente ou a imagem do evento.
- 9.5Excepcionalmente, será permitida a comercialização de bebidas alcoólicas do tipo Soju exclusivamente por expositores da área de cultura coreana, desde que observadas todas as exigências legais aplicáveis, incluindo as normas relativas à venda e ao consumo de bebidas alcoólicas.
10. CANCELAMENTO E DESISTÊNCIA
- 10.1O expositor poderá solicitar o cancelamento de sua participação por meio dos canais oficiais do ARENA COMIC FEST.
- 10.2Após o recebimento da planta oficial do evento, o expositor terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para solicitar o cancelamento de sua participação, com direito ao reembolso integral do valor pago.
- 10.3O reembolso previsto no item anterior será realizado pela Organização em até 48 (quarenta e oito) horas após a confirmação do cancelamento.
- 10.4Decorrido o prazo de 48 (quarenta e oito) horas após o recebimento da planta oficial, não haverá reembolso dos valores pagos, em razão da reserva do espaço e dos prejuízos que a desistência poderá causar à Organização.
- 10.5Excepcionalmente, caso o espaço cancelado seja posteriormente ocupado por outro expositor até a realização do evento, a Organização efetuará o reembolso dos valores pagos.
- 10.6Na hipótese de cancelamento do evento por iniciativa da Organização, o expositor terá direito ao reembolso integral dos valores pagos.
11. RESPONSABILIDADES
- 11.1Compete ao expositor cumprir as disposições deste Edital, das Regras Gerais do ARENA COMIC FEST e das orientações emitidas pela Organização, responsabilizando-se integralmente por sua equipe, seus produtos, equipamentos e demais bens utilizados durante o evento.
- 11.2Compete à Organização disponibilizar o espaço contratado, prestar o suporte necessário à realização do evento e adotar as medidas administrativas cabíveis para o cumprimento deste Edital.
12. DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO
- 12.1Os expositores confirmados deverão participar da ação oficial de divulgação promovida pelo ARENA COMIC FEST destinada à apresentação das lojas participantes do evento.
- 12.2Para elaboração do material oficial, o expositor deverá encaminhar à Organização sua logomarca em arquivo PNG com fundo transparente, ou em outro formato previamente solicitado pela equipe de Marketing.
- 12.3A arte individual destinada à divulgação da participação de cada expositor será produzida e fornecida pela equipe de Marketing do ARENA COMIC FEST, observando a identidade visual oficial do evento.
- 12.4O expositor deverá publicar a arte fornecida pela Organização no feed do perfil do Instagram informado em sua Ficha de Inscrição, observando a data e o horário previamente estabelecidos para a ação conjunta.
- 12.5A publicação será realizada de forma simultânea pelos expositores participantes, conforme cronograma e orientações previamente comunicados pela Organização.
- 12.6A arte oficial fornecida pela Organização não poderá ser alterada, recortada, sobreposta ou modificada de forma que descaracterize sua identidade visual ou as informações nela apresentadas.
- 12.7A Organização fornecerá previamente as orientações necessárias à publicação, podendo incluir arte, legenda, marcações, hashtags, data, horário e demais informações relacionadas à ação.
- 12.8Como contrapartida à ação conjunta de divulgação, o ARENA COMIC FEST realizará em seu perfil oficial no Instagram uma publicação em formato de carrossel apresentando as lojas participantes, utilizando a identidade visual oficial do evento e identificando os respectivos perfis, quando aplicável.
- 12.9O expositor deverá manter atualizados os dados de contato e o perfil do Instagram informados à Organização, comunicando eventual alteração que possa interferir na realização da ação.
- 12.10A participação na ação oficial de divulgação prevista neste item integra as condições de participação dos expositores no ARENA COMIC FEST, devendo ser observados os prazos e orientações estabelecidos pela Organização.
13. USO DE IMAGEM
- 13.1Ao participar do ARENA COMIC FEST, o expositor autoriza, de forma gratuita, o registro e a utilização de sua imagem, bem como da imagem de seu estande, equipe, produtos e materiais expostos, em fotografias, gravações de áudio e vídeo realizadas durante o evento.
- 13.2As imagens poderão ser utilizadas pela Organização para fins institucionais, promocionais, publicitários e de divulgação do ARENA COMIC FEST, em qualquer meio de comunicação, físico ou digital, sem que isso gere direito a remuneração ou indenização.
14. DISPOSIÇÕES FINAIS
- 14.1A participação como expositor no ARENA COMIC FEST implica a plena ciência e aceitação de todas as disposições contidas neste Edital, bem como das Regras Gerais do Evento e demais normas complementares publicadas pela Organização.
- 14.2A Organização poderá publicar comunicados, orientações e documentos complementares sempre que necessário, os quais passarão a integrar as normas aplicáveis ao evento.
- 14.3Os casos omissos e as situações não previstas neste Edital serão analisados e decididos pela Organização do ARENA COMIC FEST, observados os princípios da boa-fé, da razoabilidade e da legislação vigente.
(continua rolando para baixo)